Loading ...Copyright © 2010 QXZ – Social Media voor KMO's. Powered by WordPress.
"Als u politieagent gaat spelen, zal dat contraproductief werken."
Bedrijven die het gebruik van social media toelaten op het werk doen er goed aan om een reglement over het gebruik van die social media op te stellen. Dat creëert een duidelijk kader van wat kan en niet kan en biedt werknemers een aantal nuttige richtlijnen.
Uiteraard bestaat er geen universeel reglement dat geschikt is voor elk bedrijf. Maar toch zijn er een aantal algemene tips die u best in het achterhoofd houdt als u zo’n reglement opstelt.
1. Breng in kaart wat al gebeurt
Heel wat van uw werknemers maken ongetwijfeld – al dan niet openlijk – gebruik van social media tijdens de werkuren. Daarom is het aangewezen dat u informatie verzamelt over het gebruik van social media in uw bedrijf. Welke toepassingen worden gebruikt? Wie gebruikt ze? Hoe en wanneer worden ze gebruikt? Welke mogelijkheden en risico’s bieden ze? Wanneer u de werknemers duidelijk maakt dat het niet gaat om een vorm van controle maar wel om een poging om de verschillende social media in kaart te brengen en te komen tot een duidelijk beleid, zal u ongetwijfeld op hun medewerking kunnen rekenen.
2. Gebruik wat u al hebt
U hoeft niet noodzakelijk extra regels op te stellen. U kan zich baseren op regels die misschien al bestaan binnen het bedrijf. Zowat elk bedrijf laat een werknemer bij de start een contract tekenen met daarbij een arbeidsreglement, richtlijnen, enz. Een aantal regels uit die documenten kunnen meestal ook perfect toegepast worden op het gebruik van social media.
3. Laat iedereen een inbreng hebben
Het is belangrijk dat u werknemers betrekt bij het opstellen van het reglement. Overleg is eigen aan social media en zorgt voor een waardevolle inbreng van werknemers die al bezig zijn met social media. Stel dus een voorlopige versie op en geef iedereen de kans om aanpassingen en verbeteringen te suggereren. Als u die opmerkingen bespreekt en zo tot een definitieve versie komt, heeft u een reglement waarin werknemers zich kunnen vinden en wordt het niet iets wat van bovenaf opgelegd wordt.
4. Kies wat bij u past
Sommige bedrijven zijn heel strikt en hebben graag dat alles uiterst precies uitgeschreven wordt, terwijl andere bedrijven liever op een heel luchtige manier een aantal richtlijnen willen meegeven. Kies voor een aanpak en een stijl die het best past bij uw bedrijf.
5. Leg geen verplichtingen op
Belangrijk is dat u er ook voor zorgt dat werknemers zich door het reglement niet verplicht gaan voelen om social media te gebruiken voor werkdoeleinden. Iedereen beslist nog altijd zelf of hij social media gebruikt, welke social media hij gebruikt en hoe hij die gebruikt. Heel wat mensen gebruiken Facebook bijvoorbeeld louter voor privé-doeleinden en willen dat ook graag zo houden. Zorg er dus voor dat u mensen niet gaat verplichten om social media ook op professionele basis te gebruiken. Houd in het achterhoofd dat u gewoon een kader creëert voor mensen die dat wél willen doen.
6. Controleer juridisch
Als u het nodig vindt kan u de opgestelde afspraken juridisch laten controleren. Dat kan belangrijk zijn, omdat in bepaalde sectoren het internetgebruik al sterk geregeld in de CAO. Bij andere bedrijven is er mogelijk ook een non-disclosure-formule opgenomen in het arbeidsreglement en dan moet u ook daar rekening mee houden. Wanneer een bedrijf zich wil indekken, kan een dergelijke reglement ook opgenomen worden in het arbeidsreglement. Het voordeel is dat u als werkgever een stevigere basis hebt om sancties te kunnen nemen wanneer het mis gaat. Het nadeel is dat het reglement mogelijk als louter repressief wordt aanzien.
7. Licht uw werknemers in
Eens u de regels hebt opgesteld, moet u ook zorgen dat de werknemers hierover geïnformeerd worden. Zorg ervoor dat de regels duidelijk zijn, communiceer ze naar iedereen en zorg ervoor dat ze publiek beschikbaar zijn. Zo weten niet alleen uw eigen werknemers, maar ook partners en klanten die evengoed die social media gebruiken welke afspraken er binnen uw bedrijf gemaakt zijn. Vergeet zeker nieuwe werknemers niet! Voor hen is het belangrijk dat ze van bij de start de spelregels kennen. Zorg er dus voor dat ze op een of andere manier op de hoogte gebracht worden van dit reglement.
8. Speel geen politieman
Het is belangrijk om de regels – zowel langs de kant van de werkgever als langs die van de werknemer – correct op te volgen. Maar overdrijven is niet nodig! Als u politieagent gaat spelen, zal dat contraproductief werken. Mensen leren momenteel nog hoe ze met social media moeten omgaan, net zoals ze tien jaar geleden leerden omgaan met e-mail. Het belangrijkste is niet zozeer het tot op de letter naleven van de regels, maar wel het feit dat u een kader schetst waarbinnen u mensen ervaring laat opdoen, terwijl u ze tegelijk attent maakt op hun rechten en plichten. Het gebruik van social media in een professionele omgeving is niet zozeer een kwestie van regels, maar wel van gezond verstand.